自行采购备案常见问题解答

发布者:黄怡然发布时间:2019-10-31浏览次数:10


一、哪些项目需要通过“合同管理系统”备案?

预算金额(指单次采购)在5万元(含)~10万元(不含)人民币的仪器设备、教材与文献资源或服务项目,未确定协议供应商或协议供应商无法满足实际需求的。


二、项目申请单位应按何程序进行自行采购备案?

1.填写《购置申请表》,报项目申请单位负责人审批;

2.组织谈判并形成《采购记录表》,谈判小组成员人数不少于三人;

3.根据谈判结果,与成交供应商签订合同。

4.将正式合同、《采购记录表》扫描件,通过“合同管理系统”提交采购与招投标管理中心备案。


三、对谈判小组成员是否有要求?

谈判小组一般由学校教职工组成,参与项目报价的供应商代表不能作为谈判小组成员。


四、对合同是否有要求?

目前,学校就仪器设备、软件委托开发类服务项目已有合同范本(详见采购与招投标管理中心网站常用下载栏http://zbzx.suda.edu.cn/9220/list.htm,建议项目申请单位按照范本签订合同。

学校没有合同范本或合同范本不符合项目实际情况的,项目申请单位可以与供应商商讨起草合同文本,具体按照学校合同管理办法执行。请注意:根据《苏州大学采购与招标管理办法》,自行采购项目原则上不预付采购款;合同中建议约定开具增值税专用发票,并随附开票信息。

在签订合同时,需要双方手写签名,并标注合同签订日期、双方联系人和联系方式等。


五、如何通过“合同管理系统”备案?

1.“合同管理系统”是“苏州大学办公自动化系统”(域名:http://oa.suda.edu.cn/)的功能模块之一。首先通过统一身份认证登陆该系统。

2.依次选择“合同管理”—“我的审批”—“草稿箱”—“合同管理”—“发文拟稿”。

3.在跳出的对话框中选择“确定”。

4.填写《苏州大学合同审批单》,并在“合同附件材料”一栏上传《采购记录表》扫描件,在“合同备案信息”一栏上传正式合同扫描件。


六、对于常规采购项目合同,如何填写《苏州大学合同审批单》?

1.在“合同名称”处,请填写货物、服务、工程项目的具体名称;

2.在“归口管理单位”处,请选择采购与招投标管理中心;

3.“合同编号”将由系统自动生成;

4.在“合同相对人”处,请填写承办合同的单位(公司)名称;

5.在“是否经济合同”处,请选择“是”;

6其余内容,请按照实际情况逐一填写(“正文”可以为空)。


友情提醒:项目申请单位在实施自行采购前,应确保拟使用资金已纳入学校预算,并且数额足以保障完成采购。